Peru: Asistente de Administración

Servicios generales

• Responsable de todo lo relacionado a los viajes del personal (dentro y fuera de Perú), como: requisitos de viajes (visas, vacunas, seguros, autorizaciones y otros), reservas de pasajes aéreos y hoteles, transporte del personal (sea traslados internos y/o al aeropuerto) en lugar de origen y destino); buscando las mejores alternativas para el personal y la representación.

• Apoyar en la preparación de talleres y/o reuniones de responsabilidad de la representación, tanto en Lima como en cualquier país de la región.

• Mantener actualizado el sistema de archivo administrativo en concordancia con los procedimientos.

• Responsable del correcto uso de los formatos administrativos cotidianos, control de vehículos, registro de correspondencia de entrada y salida.

• Coordinar el correcto funcionamiento de los equipos y local de la Delegación Regional.

• Preparación de documentos de la representación en español e inglés.

• Traducción (español/inglés) de documentos de la jefatura y administración.

• Responsable del seguimiento de pagos de los servicios públicos, listas de proveedores y compras en general de la oficina regional y casas de los funcionarios.

• Asegurar un control de mantenimiento adecuado del equipo de oficina (mantenimiento de aire acondicionado, copiadora, sistemas de alarma, etc.).

• Mantenimiento adecuado de almacenamiento para archivar y registrar áreas (incluida la destrucción de archivos antiguos) de la Unidad de administración.

• Supervisar la implementación adecuada del sistema de archivo zonal y garantizar que todos los programas y el personal de gestión estén adecuadamente capacitados para administrar su propio sistema de archivo departamental de acuerdo con las directrices de la Federación.

• Soporte a la unidad de administración según solicitud.

Administrar el servicio de alojamiento de la Federación

• Organizar la asignación de apartamentos de acuerdo con las "solicitudes de vivienda" presentadas por Recursos Humanos

• Gestionar y mantener actualizados todos los inventarios de viviendas de activos a la llegada y salida del personal internacional

• Proporcionar apoyo administrativo a todos los servicios brindados a los delegados (de acuerdo con las directrices)

• Organizar y supervisar el mantenimiento o reparación de apartamentos.

• Asegurarse de que los apartamentos de la Federación sean rentables y estén adecuadamente amueblados y equipados. Sobre las necesidades, organizar el reemplazo de los muebles y electrodomésticos.

• Manejar todos los asuntos administrativos tales como preparar y administrar contactos de arrendamiento con el personal; enlace con el departamento de Finanzas con respecto a las garantías bancarias; preparar la solicitud de pago para garantizar que todos los alquileres y las facturas se liquiden de manera oportuna y se codifican; seguimiento según sea necesario.

Central telefónica y Recepción

• Responsable de la atención de llamadas desde la central telefónica de la Delegación Regional

• Control eficiente de los reembolsos de llamadas telefónicas personales

• Organizar la correspondencia de entrada y salida.

• Responsable de la recepción de correspondencia su registro y su respectiva derivación a las personas y/o áreas correspondientes. Bienvenida a los visitantes.

*Proceso de selección:*

*Se invita a las personas interesadas a remitir: Hoja de vida y carta de motivación.*

Es indispensable indicar en la carta de motivación su aspiración salarial, disponibilidad y tres (3) últimas referencias laborales con número de teléfono y dirección electrónica. (El incumplimiento de esta condición dará paso a la descalificación)

Enviar los documentos solicitados a:peru.limaregdelegation@ifrc.org, indicando en la referencia:* ASIST ADM*

Se considerarán las postulaciones de ciudadanos peruanos y residentes con visa vigente mínimo 6 meses.

*Fecha límite de presentación de documentos: 05 de julio 2018 (18:00hrs);* sin embargo, de encontrar la persona con el perfil deseado cerraremos el proceso antes de la fecha prevista.

Solo un reducido número de postulantes será contactado e invitado a participar en las evaluaciones y entrevistas; no respondemos a todos los correos.