Country: Peru
Closing date: 25 Feb 2019
La Federación Internacional de Sociedades de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja (FICR) es la organización humanitaria más grande del mundo con 191 Sociedades Nacionales. Está guiado por su Estrategia 2020, que expresa nuestra visión colectiva y nuestra determinación de avanzar en la lucha contra los principales desafíos a los que se enfrenta la humanidad en la presente década.
La Secretaría de la Federación Internacional de Sociedades de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja (FICR) está organizada en grupos empresariales: cinco oficinas regionales, una de las cuales es América. La Oficina Regional de América apoya a las Sociedades Nacionales de América para que aumenten las normas humanitarias y de desarrollo, ayudándolas a seguir siendo relevantes dentro de su país y sostenibles y responsables de sus acciones, guiadas por la implementación de la Estrategia 2020.
La unidad de finanzas de la Oficina de Clúster de los países andinos ubicada en Lima, Perú es responsable de la provisión de servicios financieros de calidad, garantizar la debida implementación de los controles internos, procedimientos y procesos financieros o administrativos. También dicha unidad es responsable de brindar asesoría técnica en la implementación de programas, operaciones y en la prestación de servicios a las Sociedades Nacionales.
Propósito:
Esta posición es responsable de proporcionar servicios eficientes y efectivos en temas de tesorería y contabilidad en la oficina del clúster. Las principales áreas de responsabilidad son las siguientes:
Tareas de tesorería
Apoyo en contabilidad
Tareas y Responsabilidades:
Tesorería • Asegurarse de que los controles internos adecuados se apliquen bien en la administración de los fondos en caja chica y bancos • Ser el custodio de la caja chica y de ser el caso, de la caja de emergencia y ser responsable de la buena administración de éstos fondos • Contar la caja chica y la/las cajas de emergencia periódicamente para garantizar que los fondos se administren adecuadamente y que los saldos sean precisos • Conciliar las cajas al menos una vez al mes y conciliar el saldo con las cifras en los registros contables. • Procesar todos los pagos a tiempo e incluye documentación de respaldo, aprobaciones o validaciones adecuadas • Asegurar, con el apoyo del Coordinador de Finanzas, que hay suficientes fondos disponibles para cumplir con los requisitos de efectivo incluidos en los pronósticos (forecast) • Gestión de pagos en efectivo y cheque • Gestión de la plataforma de banca electrónica y relación con el intermediario de divisas • Procesamiento de nómina y pagos de avances operacionales al personal ubicado en oficinas sin cuentas bancarias (si es necesario) • Proporcionar información y apoyo oportuno y preciso relacionado con los pagos procesados (recibos, billetes de banco, etc.) • Asegurar que la lista de firmas autorizadas esté actualizada siempre • Asegurarse de que todos los problemas con el banco o corredor de divisas se hayan resuelto de manera oportuna • Asegurar que todos los pagos en efectivo recibidos de llamadas personales, reembolso de avances operacionales, otros se hayan enviado al banco para depósito • Proporcionar asistencia al Coordinador de Finanzas relacionada con el estado de los saldos de efectivo en las diferentes cuentas bancarias de manera oportuna • Preparar un flujo de caja mensual y presentarlo al Coordinador de finanzas para asegurar la disponibilidad de efectivo de la oficina y proyectos • Llevar un control del saldo de caja y bancos • Verificar el progreso de las transferencias enviadas a Sociedades Nacionales o proveedores para confirmar su recepción. Dar seguimiento para asegurar la respuesta de las SNs. • Mantener la base de datos actualizada de los proveedores en la plataforma electrónica del banco.
Contabilidad:
• Apoyar en el registro de transacciones en el sistema contable (a excepción de las transacciones de tesorería) • Apoyar al Coordinador de Finanzas con las rutinas de cierre de fin de mes de acuerdo con la lista de verificación contable. • Completar el cierre de fin de mes dentro de los plazos establecidos • Apoyar en la verificación de la documentación sustentadora de las rendiciones de las SNs y de ser el caso de requerir de copias selladas apoyar en su preparación • Preparar y distribuir la hoja consolidada del saldo que mantienen las sociedades y el personal nacional para obtener los códigos para el registro de provisiones • Hacer un seguimiento de cualquier problema pendiente destacado por el Analista Financiero y el Coordinador de Finanzas como resultado de la revisión del período pasado y actual. • Conciliar las partidas del balance como depósitos de garantía, saldos de cuentas personales, nómina local antes del cierre del mes • Dar seguimiento con el personal de los reembolsos de cuentas personales • Mantener un sistema de archivos de la documentación del área de finanzas de acuerdo al sistema estándar de archivos de la Federación • Asegurar la actualización del archivo digital de las transacciones contables • Verificar que la copia de respaldo de los archivos electrónicos se lleve a cabo periódicamente • Enviar la documentación contable original a la Unidad Regional de Finanzas y Administración • Brindar asistencia en la recopilación de documentos para fines de auditorías.
Tareas de Apoyo
• Proporcionar asistencia al personal a fin de obtener la documentación incluida en el sistema de archivos y asegurarse que dicha documentación sea incorporada nuevamente a los archivos • Preparar la documentación para la recuperación del IGV de la oficina del clúster y dar seguimiento a su trámite • Apoyar en la organización de eventos o talleres en cuanto al pago de viáticos y reembolsos a participantes • Apoyar en la etapa inicial de las operaciones de emergencia • Apoyar en la ausencia del asistente senior de finanzas
Otras tareas:
• Asesorar proactivamente al Coordinador de Finanzas en sistemas y mejoras de procesos que contribuirán a aumentar la eficiencia y efectividad de las tareas de contabilidad • Apoyar las actividades del personal financiero para garantizar la continuidad de los servicios. • Proporcionar asesoramiento técnico al personal de la unidad financiera regional, así como a otro personal de finanzas ubicado en otras oficinas relacionadas con cuestiones de tesorería. • Recomendar el mejor mecanismo para reducir los costos transaccionales a través de los diferentes mecanismos utilizados o sugerir nuevos.
Relaciones laterales:
- Establecer y mantener relaciones de trabajo eficaces con el personal de la oficina
- Mantener relaciones de trabajo eficaces con los homólogos, con los departamentos y servicios técnicos a nivel regional y en la Secretaría en Ginebra, de ser el caso.
Estudios: Estudios en el área de contabilidad / área relacionada a finanzas o administración
Experiencia: 2+ años de experiencia profesional en un departamento de Finanzas o contabilidad 2+ años de experiencia en una organización humanitaria (Preferido)
Conocimientos y habilidades: Auto suficiente en sistemas informáticos (por ejemplo, paquete de software de contabilidad, programas de MS Office) Habilidades en el manejo del tiempo Excelentes habilidades de comunicación (Preferido)
Idiomas: Hablar y escribir con fluidez en español Hablar y escribir con fluidez en inglés
Competencias y Valores VALORES: Respeto por la diversidad; Integridad; Profesionalismo; Responsabilidad. COMPETENCIAS BÁSICAS: Comunicación; Colaboración y trabajo en equipo; Juicio y toma de decisiones; Sociedades Nacionales y Relaciones con el Cliente; Creatividad e innovación; Formando confianza. COMPETENCIAS FUNCIONALES: Construyendo Alianzas; Liderazgo; Empoderar a otros.
How to apply:
Nota IMPORTANTE:
• Tenga en cuenta que el candidato seleccionado será contratado a través de un contrato nacional; por lo tanto, solo se considerarán los nacionales de Perú o extranjeros que tengan un permiso de trabajo válido.
• El titular es responsable de cumplir con las políticas, procedimientos, planes y leyes nacionales aplicables de la Federación.
• La fecha límite es la medianoche, hora de Ginebra.
• Sólo se notificará a los candidatos seleccionados para las entrevistas. La posición tendrá su sede en Lima, Perú.
Por favor aplicar en línea, en el siguiente link: http://www.ifrc.org/en/who-we-are/working-with-us/current-vacancies/job-description/?nPostingId=3332&nPostingTargetId=21575&id=QPFFK026203F3VBQB79LO793E&LG=UK&mask=ifrcextern